Senses este o firma înființată în anul 2006, ce activează în domeniul produselor pentru copii și bebeluși sub brandul Bebe Brands. Senses este unul dintre cei mai mari importatori și distribuitori de produse de bebeluși de la noi din țară. În România, Bebebrands este unic importator și distribuitor al multor branduri premium internaționale: Bright Starts, Summer Infant sau Babymoov. Portofoliul lor de produse este disponibil pe site-ul bebebrands.ro, în magazinele partenere, în cele două magazine fizice din Cluj și Sibiu și pot fi achiziționate din platforma Marketplace Emag.

Situația inițială

In anul 2017, managementul Bebe Brands a decis să caute și să își implementeze o soluție IT pentru automatizarea principalelor procese desfășurate în cadrul companiei. Cele mai importante obiective de business urmărite erau:

Automatizarea proceselor ce țin de preluarea, confirmarea și livrarea comenzilor către clienți.

Automatizarea procesului de întocmire a necesarului de aprovizionare.

Actualizarea stocurilor, ținând cont de produsele comandate pe toate canalele de vânzare.

Automatizarea proceselor contabile și financiare.

Crearea unui raport de tip Cash Flow pentru a urmări modul în care resursele financiare ale companiei sunt rulate în cadrul acesteia și în afara ei.

Instrument pentru centralizarea cererilor de service a produselor și a cererilor de retur.

Obținerea de rapoarte pe laptop și telefonul mobil privind situația stocurilor, a vânzărilor, a numărului de clienți. Rapoartele să fie construite în funcție de nevoile lor de afaceri.

După mai multe întâlniri cu diferiți reprezentanți ai companiilor din piața soluțiilor software, Pluriva ERP a fost desemnat sistem software câștigător, de implementat în cadrul companiei. În urma analizei, Senses a constatat că Pluriva îndeplinește toate cerințele inițiale. Principalele atuuri ale soluției Pluriva sunt flexibilitatea în configurare, personalizarea avansată a modulelor, colaborarea eficientă între echipa de implementare și client, dar și suportul tehnic proactiv. De asemenea, soluția de tip cloud a fost foarte potrivită pentru modelul lor de business, datorită magazinelor fizice din Cluj și Sibiu.

Fluxuri automatizate prin implementarea soluției software Pluriva ERP

Instrumente financiare: Banca electronică și fluxul de numerar

Implementarea modulului Banca Electronică Pluriva ERP oferă departamentului contabil Bebe Brands posibilitatea de a importa extrasele bancare sau de a exporta Registrul de plăți, eliminând introducerea manuală a acestora.

Prin intermediul raportului de Cash Flow managementul Bebe Brands monitorizează modul în care resursele financiare circulă în cadrul companiei. Cash Flow-ul organizat cu ajutorul Pluriva ERP permite realizarea unui previzionat pentru perioada viitoare, prin introducerea unor elemente de tip: facturi de la furnizori sau clienți, contracte, comenzi, taxe și impozite, salarii. Cash Flow-ul se construiește ținând cont și de plățile clienților și generează rapoarte referitoare la sumele ce trebuie achitate și cele ce trebuie încasate pe o perioadă determinată de timp.

Rapoarte Qlik Sense pentru decizii informate

Controlul afacerii cu ajutorul rapoartelor și analizelor de business este un alt obiectiv important al managementului Bebe Brands. Pentru a avea în orice moment o imagine de ansamblu a activității companiei, Bebe Brands a ales soluția de business Intelligence Qlik Sense – integrată cu Pluriva ERP. Rapoartele sunt accesate de pe calculator sau smartphone și cuprind informații legate de numărul de clienți, vânzările zilnice, numărul de produse aflat în stoc sau numărul de comenzi plasate într-o anumită perioadă.

Integrarea cu firma de logistică a Bebe Brands

Bebe Brands a decis externalizarea operațiunilor din depozit către o companie de profil. Sistemul de gestiune a afacerii Pluriva ERP este integrat cu aplicația companiei de logistică. Automatizarea transferului de informații dintre cele două platforma a redus erorile umane ce țineau de pregătirea coletelor și expedierea corectă a produselor solicitate de clienți și a contribuit la transmiterea și generarea corectă a documentelor fiscale.

Sistem de ticketing pentru gestionarea cererilor de suport

Modulul de Suport Pluriva ERP permite automatizarea fluxului de preluare a solicitărilor de la clienți. Toate cererile sunt completate online, înregistrate în Pluriva ERP – modulul Suport și alocate operatorilor din departament. Persoanele responsabile de cererile înregistrate au acces la garanțiile produselor sau la alte documente atașate lor. Pentru fiecare cerere de suport este deschisă o fișă de client unde sunt centralizate toate intervențiile sau activitățile efectuate pentru respectivul ticket.