Cum sa alegi cel mai bun sistem ERP din Romania

De ce ai nevoie de un sistem ERP?

Numarul ridicat de task-uri repetitive efectuat de angajati reprezinta un indiciu ca este necesar un sistem ERP care sa automatizeze aceste procese. Un program ERP poate simplifica si automatiza activitatile birocratice, economisind resurse umane si de timp. Birocratia si taskurile repetitive reprezinta un factor de stres pentru angajati, ceea ce duce la productivitate scazuta. Eliminandu-le, angajatii vor avea mai mult timp sa se ocupe de ceea ce este cu adevarat important, vor fi mai creativi si mai productivi.

Un software ERP inseamna un sistem informatic coerent. Datele fizice, in dosare, sunt dificil de accesat, pod produce la erori si sunt usor de furat, pierdut etc. Situatia este doar usor mai buna in cazul fisierelor tabelare, a programelor de sine statatoare, neintegrate. Folosind o baza de date unica, un ERP elimina nevoia introducerii datelor de mai multe ori, automatizeaza transmiterea documentelor, simplifica procedurile si face mai usoara luarea deciziilor prin clarificare si transparenta.

Un sistem ERP este foarte util atunci cand compania are o nevoie de o situatie clara a cheltuielilor, productivitatii sau angajatiilor. Este foarte important ca intr-o organizatie sa existe un sistem informatic bine pus la punct, care sa furnizeze constant date reale. Nimic nu este mai dificil decat luarea deciziilor in lipsa unor date reale sau, mai grav, luarea deciziilor pe baza unor date false. Acest lucru poate fi cu adevarat riscant.

Implementarea unui program de tip ERP poate fi o decizie inteleapta atunci cand o companie se afla intr-un proces de dezvoltare sau isi doreste sa faca pasi in acest sens. Multe companii pot avea cresteri rapide inca de la infiintare, dar, cu timpul, din cauza birocratiei si a procedurilor greoaie, aceasta crestere stagneaza. Implementarea unui sistem ERP poate elibera firma de lipsa de productivitate si de costuri inutile. Pentru rezultate mai bune, implementarea softului ERP trebuie dublata de decizii manageriale foarte intelepte in directia dezvoltarii.

Pentru a te asigura ca iei cele mai bune decizii pentru compania ta, ai nevoie de sa fii informat, sa ai acces la datele reale din compania ta. Paradoxul face ca de multe ori provocarea cea mai mare este obtinerea de date calitative tocmai din interiorul firmei. Solutia acestei probleme este digitalizarea. Cu cat procentul digitalizarii este mai mare, cu atat situatia firmei va fi mai clara, iar deciziile vor fi mai evidente. Avantajele solutiilor de tip ERP vin din faptul ca ele sunt gandite sa acopere integral nevoile organizatiei, dar si din faptul ca folosesc o baza de date unica. Cu ajutorul functionalitatiilor de raportare, managementul are acces la grafice detaliate pe baza carora poate lua mai usor deciziile. 

De ce criterii trebuie sa tii cont cand alegi un sistem ERP?

Pentru a sti care este cel mai potrivit furnizor de serivicii ERP pentru tine, trebuie sa tii cont de cativa factori importanti.

In primul rand, este imperativ sa cunosti nevoile firmei tale. Pe baza lor poti face mai usor selectia furnizorilor. Anumite solutii ERP, desi ofera functionalitati pentru toate departamentele, s-ar putea sa nu acopere toate fluxurile din firma. Exista posibilitatea ca unii frunizori sa vanda solutia ERP “la pachet”, fara sa ai posibilitatea sa alegi doar modulele care te intereseaza. Acest lucru are legatura cu felul cum este construit sistemul ERP respectiv. Ideal, ai vrea sa poti achizitiona doar modulele care te intereseaza iar, pe viitor, daca vrei sa iti dezvolti afacerea, sa poti achizitiona mai multe functionalitati.

Cu toate acestea, tot mai exista posibilitatea ca softul ERP sa nu satisfaca in totalitate nevoile business-ului tau. Fiecare business este unic. Este imposibil sa o solutie care sa functioneze perfect in toate cazurile. Pe parcursul unei implementari ERP, firma poate sa fie nevoita sa inceapa sa faca lucrurile intr-un mod diferit, in functie de recomandarile consultantilor de implementare. Fie ca sa gasesc metode mai usoare, practici mai bune, firma va incepe sa faca anumite lucruri in mod diferit. Anumite procese, insa, nu se pot modifica iar functionalitatile nu pot fi acoperite. In acest caz, furnizorul de solutii ERP trebuie sa aiba deschiderea spre a personaliza programul ERP, sau chiar sa dezvolte unele capabilitati necesare clientului.

Un alt criteriu important care trebuie luat in considerare atunci cand alegeti un soft ERP este modul in care acesta poate fi instalat, sau, mai corect spus, platforma pe care este gazduit. In functie de experienta dumneavoastra in utilizarea softurilor ERP, in functie de infrastructura si de resursele pe care le aveti, puteti opta pentru un soft instalat in Cloud sau pentru unul instalat On-premise. Implementarea in Cloud se face pe un server extern, in general oferit de un provider consacrat. 

Este recomandat ca sistemul ERP pe care doriti sa il achizitionati sa includa si departamentul de Contabilitate si Financiar, este important softul sa fie adaptat la legislatia in vigoare si sa fie mereu actualizat in conformitate cu aceasta. 

Dincolo de toate aceste aspecte tehnice, o solutie ERP trebuie sa usureze munca prin automatizare si eficientizare. Ea trebuie sa fie intuitiva sau usor de invatat si sa functioneze adecvat. Aceste este motivul pentru care sitemele ERP au aparut pe piata si acesta trebuie sa fie si efectul pe care trebuie sa il produca in companii. Trebuie sa va asigurati, asadar, ca sistemul pe care il alegeti simplifica munca, nu o complica. Ideal este sa existe o bazade date unica si sa nu introduceti de mai multe ori datele in sistem. Modul de utilizare al aplicatiei trebuie sa fie simplu si usor.

Cum te asiguri ca ai ales cel mai bun ERP din Romania?

Dupa ce ai realizat analiza interna si ai clarificat nevoile companiei tale, trebuie sa decizi, prin eliminare,  care sunt solutiile ERP care indeplinesc cerintele tale. De cele mai multe ori e nevoie sa discuti cu echipa de vanzari a furnizorului respectiv pentru a vedea daca solutia lor acopera toate fluxurile firmei tale.

Pentru a fi sigur ca faci alegerea potrivita, poti cere recenzii despre furnizor de la clientii acestuia sau poti citi studiile de caz de la clienti asemanatori tie. Verifica daca sistemul ERP indeplineste criteriile despre care am vorbit mai sus.