Gestiunea si administrarea stocurilor [Ghidul intreprinzatorului]

Fie ca esti la inceput de drum, fie ca ai o afacere pusa pe picioare, modalitatile pe care le folosesti pentru gestionarea stocurilor au o importanta majora deoarece de ele depind succesul sau insuccesul pe piata competitiva. De aceea, in randurile urmatoare o sa gasesti toate raspunsurile la intrebarile privind administrarea depozitului si care sunt cele mai bune solutii pentru optimizarea acestui proces!

Gestiunea si administrarea stocurilor [Ghidul intreprinzatorului]

• In ce consta gestiunea stocurilor?
• Ce spune legislatia privind gestiunea stocurilor?
• De ce este importanta gestiunea corespunzatoare a stocurilor?
• Imbunatateste fluxul numerar al afacerii
• Te ajuta sa economisesti
• Ce trebuie sa stii despre sistemele informatice pentru gestiunea stocurilor
• Cand ai nevoie de un software pentru gestiunea stocurilor?
• Ramai frecvent fara stocuri disponibile pentru vanzare
• Procesele de gestiune se desfasoara manual
• Administrarea bazei de clienti si comenzi este dificila
• Cum te poate ajuta Pluriva?

In ce consta gestiunea stocurilor?

Gestiunea stocurilor reprezinta o inglobare a tuturor proceselor care privesc stocurile: comandarea, stocarea, modul de utilizare, monitorizarea si controlarea lor. Astfel, complexul de gestiune a stocurilor se aplica tuturor afacerilor care folosesc bunuri finite sau materii prime pentru conceperea produselor sau serviciilor pe care o companie le pune la dispozitia clientilor. Cu alte cuvinte, gestionarea stocurilor se refera la toate aspectele legate de inventarul unei afaceri.

Precum orice alt concept, gestiunea stocurilor mai poate fi denumita si: controlul stocurilor, gestionarea inventarului sau controlul inventarului. Astfel, daca gasesti solutii moderne pentru gestionarea stocurilor sub alta denumire, nu renunta la implementarea acestora. Pana la urma, scopul final este de a avea cantitatile potrivite de produse ca sa fii gata de vanzare in orice moment. O buna gestionare a stocurilor te poate ajuta sa cunosti si sa anticipezi momentul in care este necesara o noua comanda de materiale, reducand la minim costurile privind aceste procese.

Ce spune legislatia privind gestiunea stocurilor?

Contabilitatea si gestiunea stocurilor trebuie realizate legal conform cadrului juridic in vigoare: potrivit prevederilor Legii Contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, toate tipurile de societati inregistrate si persoane juridice care isi desfasoara activitatea pentru public au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea financiara, precum si contabilitatea de gestiune privind normelor aprobate in acest sens.

Pe scurt, gestiunea corespunzatoare a stocurilor este obligatorie din punct de vedere legal pentru a asigura buna functionare a pietei competitive pentru cresterea economiei unei tari. Mai mult, societatile comerciale trebuie sa isi asigura contabilitatea de gestiune conform prevederilor Ordinului Ministrului Finantelor Publice nr. 1.826/2003, cu modificarile si completarile ulterioare.

In functie de tipul de activitate pe care il desfasoara compania ta, contabilitatea de gestiune poate sa asigure controlul maxim asupra:

Inregistrarii operatiilor privind colectarea si repartizarea cheltuielilor in functie de fiecare categorie si activitate intreprinsa, etape de fabricatie, centre de costuri, centre de profit, etc.;

Calcularii costurilor privind procesele de achizitie, de productie, de prelucrare a materialelor intrate, obtinute, lucrarilor executate, serviciilor prestate, etc.

Toate aceste operatiuni care privesc gestiunea stocurilor din punct de vedere legal trebuie organizate de antreprenorul sau administratorul afacerii.

De ce este importanta gestiunea corespunzatoare a stocurilor?

Putem privi importanta gestiunii corespunzatoare a stocurilor din doua perspective, ambele aducand beneficii majore afacerii:

Imbunatateste fluxul numerar al afacerii

Nu este de mirare ca stocurile sunt strans legate de fluxul numerar al unei companii, pana la urma acestea reprezinta mare parte din cheltuieli, dar si o mare parte din profit - daca sunt gestionate corespunzator. Stocul este un activ pentru care ai cheltuit o suma de bani si care, daca nu este utilizat la potential maxim, doar ocupa spatiu in depozitul companiei. Orice obiect sau material care intra in depozitul tau trebuie sa fie transformat intr-un instrument generator de profit.

Prin gestionarea eficienta a stocurilor reusesti sa optimizezi fluxul de numerar - cheltuieli si profit - astfel incat sa te asiguri ca poti indrepta resursele financiare si catre alte activitati benefice companiei.

Daca iti doresti eficienta, este necesar sa-ti asigur toate capacitatile de monitorizare a stocurilor, sa poti anticipa momentul din viitor cand vei ramane fara stoc pentru un anumit produs si cand trebuie sa il reinnoiesti.

Te ajuta sa economisesti

Prin gestionarea corespunzatoare a stocurilor, poti evita evenimentele neplacute in care exista pierderi financiare din cauza produselor care nu sunt in stoc, pe care clientii nu le pot comanda si/sau din cauza suprasolicitarii stocului care nu se echivaleaza cu cererea consumatorilor.

Gestionarea corespunzatoare a stocurilor poate fi un aspect important si pentru evitarea deteriorarii produselor din depozit. Daca detii o societate care comercializeaza produse perisabile cu o anumita data de expirare (alimente, bauturi, produse cosmetice), atunci pot exista impedimente grave financiare daca acestea nu sunt vandute la timp. In plus, poti evita pierderile financiare legate de stocurile care nu mai au valoare la momentul prezent, fie din cauza ca nu se mai incadreaza in sezonul cumparaturilor, cum ar fi vanzarea brazilor de craciun pe perioada verii, fie din cauza ca produsele au devenit irelevante pentru nevoile clientilor.

Ce trebuie sa stii despre sistemele informatice pentru gestiunea stocurilor

Sistemele informatice pot fi asemuite unei retele integrate care interconecteaza toate procesele afacerii pentru a genera date importante care sunt ulterior convertite in informatii despre toate aspectele companiei si despre comportamentul de consum al clientilor.

Un sistem informatic bine pus la punct te poate ajuta in vedere eficientizarii procesului de gestionare a stocului prin generarea unor rapoarte esentiale: de la productie, achizitii si logistica, pana la inventar si vanzari. Prin acest sistem, vei putea sa monitorizezi calatoria stocului prin lantul de aprovizionare si pana la indeplinirea scopului: vanzarea care clientul final. Vei avea posibilitatea de evaluarea a celor mai bine vandute produse, dar si a celor cu un grad scazut de cerere din partea consumatorilor si, in consecinta, vei putea sa optimizezi inventarul depozitului astfel incat sa simplifici toate procesele de comanda, ambalare si expediere.

Prin furnizarea de informatii detaliate in legatura cu stocul, sistemul informatic faciliteaza un control mai mare asupra inventarului din depozit si un calcul mai precis al stocurilor de siguranta sau rezerva, reducand contractia stocurilor si costurile pentru depozitare.

Cand ai nevoie de un software pentru gestiunea stocurilor?

Daca afacerea ta se afla intr-o dificultate de dezvoltare pe piata competitiva, s-ar putea sa aiba nevoie de integrarea unui software pentru gestiunea stocurilor si pentru productie si proiecte. In plus, implementarea unei solutii digitale pentru aceste procese este necesara daca afacerea ta se regaseste in urmatoarele contexte:

Ramai frecvent fara stocuri disponibile pentru vanzare

Daca detii o afacere mica sau mijlocie, acest context poate sa-ti afecteze imaginea pe care ti-ai creat-o pe piata. Pana la urma, nu poti vinde ceva ce nu ai in depozit, iar acest lucru inseamna ca oamenii se vor orienta spre produsele competitorilor. Acelasi lucru se petrece si in cazul in care suprasolicitezi depozitul cu cantitati inutile de produse, iar consecintele acestui context sunt la fel de vizibile pentru profitul afacerii, dar nu la fel de mult asupra imaginii publice.

Procesele de gestiune se desfasoara manual

Intr-o lume tehnologica, aplicatiile digitale, automatizarea si robotizarea si-au dovedit eficienta privind:

reducerea timpului pentru intreprinderea unor activitati;

reducerea efortului uman depus;

eliminarea erorilor manuale;

cresterea productivitatii capitalului uman in rezolvarea sarcinilor care necesita mai multa gandire creativa.

Daca angajatii companiei inca desfasoara activitatea de gestionare a stocurilor in forma manuala, s-ar putea ca afacerea sa aiba nevoie de un ajutor automat, adica de implementarea unui software special conceput care sa optimizeze acest proces. Software-ul de gestionare a stocurilor monitorizeaza cu precizie starea inventarului in timp real, din momentul in care o comanda este plasata si pana la momentul in care aceasta ajunge la destinatia finala (clientul). Majoritatea acestor programe digitale integreaza conceptul de Business Intelligence pentru o acuratete crescuta a datelor privind procesele de afaceri.

Administrarea bazei de clienti si comenzi este dificila

Pe masura ce afacerea ta se dezvolta si preia din ce in ce mai multi clienti, administrarea comenzilor devine o provocare si mai mare. De aceea, programele de software dedicate pot ajuta in acest sens prin inregistrarea datelor despre clienti si transmiterea informatiilor privind comenzile acestora. De exemplu, un client poate fi informat atunci cand comanda sa a fost procesata, expediata si urmeaza sa ajunga la destinatie. Acest lucru se poate petrece fie prin intermediul e-mailul, mesajelor pe telefon sau printr-o platforma online in care clientul poate sa vada in timp real starea comenzii.

Cum te poate ajuta Pluriva?

Pluriva ofera servicii moderne pentru automatizarea si eficientizarea proceselor unei afaceri prin intermediul carora companiile isi pot atinge obiectivele strategice si de crestere lunare, semestriale, trimestriale sau lunare. Daca apelezi la furnizorul de servicii software Pluriva, ai ocazia sa beneficiezi de avantaje importante care iti vor propulsa afacerea pe piata competitiva.

Pluriva ofera clientilor sai o serie de solutii digitale, precum ERP (Enterprise Resource Planning), HCM (Human Capital Management), CRM (Customer Relationship Management) si sisteme suplimentare care pot fi integrate pentru imbunatatirea rezultatelor:

Business Intelligence;

E-commerce;

WMS (Warehouse Management System) pentru administrarea depozitului;

EDI (Electronic Data Interchange) pentru transmiterea si interconectarea datelor si informatiilor generate;

SFA (Sales Force Automation) pentru imbunatatirea procesului de vanzare;

POS.

Atunci cand o companie isi doreste sa implementeze una dintre solutiile prezentate, echipa Pluriva o va sustine pe tot parcursul sau, prin oferirea serviciilor de implementare, mentenanta si suport. In acest fel, iti asiguri buna functionare a tuturor proceselor de care depinde compania ta!