ERP vs. program de contabilitate: care sunt principalele diferențe

În gestionarea activităților de business, managerii utilizează tot mai mult soluții și servicii informatice, iar armonizarea acestora a devenit un factor cheie de succes. Nu știi cum să configurezi cea mai bună structură IT pentru compania ta? Află care sunt diferențele între sistemele de gestiune a afacerii de tip ERP (Enterprise Resource Planning) și programul de contabilitate pe care îl utilizezi în departamentul specializat din cadrul firmei.

Scop și funcționalitate: ERP vs. program de contabilitate

Un ghid ERP vs. softuri de contabilitate pornește de la diferențele de structură și utilizare a celor două aplicații IT:

 ERP: un sistem ERP este un software complex care integrează și automatizează procesele de business principale ale unei companii, cum ar fi producția, aprovizionarea, vânzările, resursele umane și, desigur, contabilitatea. Scopul unui sistem ERP este să ofere o viziune holistică asupra operațiunilor întreprinderii, facilitând fluxul de date între diferite departamente;

 program de contabilitate: se concentrează mai mult pe gestionarea aspectelor financiare ale unei afaceri. Include funcționalități precum înregistrarea tranzacțiilor financiare, bilanțuri, profit și pierderi, gestionarea taxelor și a datoriilor. Scopul său principal este de a păstra un registru actualizat al tuturor tranzacțiilor financiare și de a ajuta la conformitatea fiscală.

ERP vs. program de contabilitate: diferențe de abordare

În timp ce ERP are o acoperire mai largă, un program de contabilitate se concentrează mai mult pe aspectele financiare, fiscale și de salarizare. 

De exemplu, pentru o companie mare, cu multe departamente și procese complexe de afaceri, este necesar un sistem ERP personalizat. În acest mod, firma respectivă va reuși să integreze și să automatizeze diferitele procese de afaceri. Pe de altă parte, o IMM care are nevoie doar de o evidență clară a veniturilor și cheltuielilor va prefera un program de contabilitate.

ERP vs. program de contabilitate: avantaje și dezavantaje

Avantajele folosirii unui sistem ERP includ eficiența îmbunătățită, vizibilitatea datelor în timp real și capacitatea de a lua decizii bazate pe date. Dezavantajele se referă la costurile mai mari și complexitatea implementării. 

Avantajele unui program de contabilitate includ simplitatea utilizării și costurile mai mici. În ceea ce privește dezavantajele utilizării exclusive a softului de contabilitate, trebuie menționate funcționalitatea relativ limitată și lipsa de integrare cu alte sisteme.

Integrare și automatizare a sistemului ERP și a programului de contabilitate

 ERP: sistemele ERP sunt proiectate pentru a fi soluții totale, 100% automatizate, ce integrează diverse funcții ale afacerii într-o singură platformă centralizată. Ele facilitează partajarea datelor între departamente, ceea ce ajută la reducerea redundanțelor și la îmbunătățirea eficienței operaționale;

 program de contabilitate: deși poate interacționa cu alte sisteme (de exemplu, plata furnizorilor sau procesarea salariilor), în general, un soft de contabilitate nu este la fel de integrat  sau complex ca un sistem ERP.

Utilizarea unei aplicații integrate flexibile precum Pluriva ERP aduce numeroase beneficii unei afaceri. În acest context, softul existent în departamentul contabil poate fi integrat eficient, prin partajarea în timp real a datelor financiar-contabile, de la facturi și chitanțe, până la informații despre inventar și vânzări.

ERP vs. program de contabilitate: opțiuni de scalare

 ERP: sistemele ERP sunt proiectate să fie scalabile, deci pot susține creșterea unei afaceri, de la operațiuni mici la cele multinaționale;

 program de contabilitate: poate avea limitări în ceea ce privește scalabilitatea, mai ales dacă afacerea crește rapid și devine mai complexă.

În timp ce un program de contabilitate se concentrează în principal pe gestionarea finanțelor, un sistem ERP oferă o gamă mai largă de funcții. Acoperă diverse domenii ale afacerii, precum producție, achiziții, vânzări, resurse umane, oferind astfel un control mai bun asupra operațiunilor de afaceri. Acest lucru face ca un sistem ERP să fie mai adaptabil la scalarea afacerii.

Din punct de vedere al costurilor, scalarea unui sistem ERP poate fi mai costisitoare în comparație cu scalarea unui program de contabilitate, datorită complexității sale. Cu toate acestea, beneficiile pe termen lung pot compensa aceste costuri inițiale.

Un alt avantaj al sistemelor ERP este integrarea cu alte sisteme și aplicații de afaceri. Acest lucru facilitează scalarea, deoarece toate datele și informațiile sunt centralizate într-un singur sistem. Pe de altă parte, un program de contabilitate poate necesita integrări suplimentare sau personalizate pentru a putea fi scalat eficient.

Complexitate și costuri pentru ERP/program contabilitate

 ERP: datorită naturii integrative și ample, sistemele ERP necesită implementare personalizată și training de specialitate, mai ales la integrarea unui modul ERP de contabilitate și financiar cu funcționalități complexe;

 program de contabilitate: este mai simplu și mai puțin costisitor decât un sistem ERP. Implementarea și întreținerea sunt mai puțin complicate, ceea ce îl face o opțiune populară pentru întreprinderile mici și mijlocii.

Sistemele ERP și programele de contabilitate prezintă diferențe importante, atât ca structură, cât și ca mod de integrare. Decizia de a alege între cele două ar trebui să se bazeze pe cerințele specifice ale afacerii și pe capacitatea fiecărui sistem de a răspunde acestor cerințe. În ciuda costurilor inițiale mai mari, un sistem ERP poate oferi un return on investment (ROI) mai bun pe termen lung, datorită funcționalităților complexe și flexibilității în operare, pe baza structurii cu mai multe module specializate.