Gestionarea echipamentelor si a activitatilor de service

Oricare ar fi business-ul clientilor sistemului Pluriva ERP, modulele de mentenanta echipamente si service ii ajuta sa urmareasca cu maxima precizie cheltuielile si veniturile pe mai multe dimensiuni: tipuri de echipamente, tipuri de clienti sau departamente.

Global Technical Systems este o organizatie specializata in tehnologii de constructie eficiente si solutii IT&C de cea mai inalta calitate: solutii de securitate fizica, cablare structurata, sisteme de energie si back-up, solutii de iluminare, sisteme sanitare si HVAC, proiectare si dezvoltare data center, solutii software & hardware, proiecte tehnologice la cheie.

Ce beneficii ofera sistemul Pluriva ERP?

1. Controlul activitatilor de service si a intervențiilor de service pe echipamente

Cereri de interventii pe echipamente. Introduceti in sistemul ERP cererile de service si interventie pe echipamente si urmariti rezolvarea lor la timp, avand informatii despre activitatile prestate .

Gestiunea incidentelor. Inregistrati incidentele raportate de catre clienti referitoare la echipamente si utilajele gestionate.

Istoricul intervențiilor si lucrarilor. Imbunatatiti activitatea de service, prin accesul facil la istoricul interventiilor: pe echipamente, pe tipuri de echipamente ori pe clienti. Pastrati un exemplar electronic al tuturor documentelor comerciale si tehnice generate cu ocazia activitatii de service.

Urmarirea activitatilor de service pe echipamente. Urmariti activitatile efectuate pentru rezolvarea cererilor de service asupra echipamentelor: cine lucreaza, pentru ce clienti lucreaza si daca exista activitati intarziate. Masurati si evaluati eficienta activitatii celor care se ocupa de service.

Planificarea activitatilor de service. Urmariti activitatea celor care se ocupa de service si respectarea nivelului de calitate a serviciilor (SLA – Service Level Agreement) convenit impreuna cu clientii.

Ticketing - numar de inregistrare (ID) al cererii. Alocati automat fiecarei cereri de service primite de la client un tichet, un numar de inregistrare (ID) unic cu care clientul sau inginerii de service pot urmari cererea respectiva pana la solutionarea ei.

Contracte de service. Inregistrati in sistemul ERP contractele de suport cu clientii si urmariti respectarea acestora. Contractele se caracterizeaza prin printr-un SLA definit cu clientul – timp de raspuns, timp de rezolvare – precum si printr-un numar de ore de activitati prestate intr-un interval de timp.

Timp consumat vs. timp efectiv de lucru. Pentru activitatile de service ce presupun deplasarea intr-o anumita locatie, sistemul ERP va permite sa urmariti distanta parcursa si timpul petrecut pe drum in comparatie cu timpul efectiv de lucru.

2. Gestiunea centralizata a tuturor echipamentelor, aparatelor si utilajelor

Echipamente si aparate. Controlati situatia echipamentelor dvs., avand o evidența foarte exacta a acestora: unde se afla, pentru ce perioada, in ce regim contabil, in ce situatie tehnica sunt.

Fisa echipament. Orice modificare a starii unui echipament este inregistrata in aplicatie, ceea ce va ofera un istoric al situatiei echipamentelor si o planificare eficienta a utilizarii lor.

Iesirea din uz a echipamentelor. Beneficiati de alertele automate cu privire la apropierea iesirii din uz a echipamentelor clientilor (conform specificatiilor producatorului sau pe baza istoricului acelui tip de echipament), pentru a le propune din timp oferte de inlocuire a echipamentelor sau de reparatii capitale.

3. Generarea documentelor de service si interventie: garantii, procese verbale, comenzi, devize si oferte

Documente generate automat. Generati documentele specifice activitatii de management al echipamentelor, cum ar fi certificate de garantie sau procese verbale de punere in functiune.

Garantii. Generati din sistemul ERP certificatele de garantie si inregistrati in sistem urmatoarele informatii cheie: data de inceput a garantiei, data expirarii garantiei de la furnizor, data expirarii garantiei oferite clientilor si tipul de garantie.

Procese verbale, Devize, Fise generate din sistem. Generati automat documentele asociate preluarii, evaluarii si rezolvarii cererilor de interventie pe echipamente: factura, proces-verbal de instalare, proces verbal de predare – primire, certificat de garantie sau protocol acceptare reparatie, avand posibilitatea de a le modifica ulterior – in limita drepturilor.

Contracte cadru. Organizati activitatea de mentenanta conform contractelor cadru stabilite cu clientii pentru echipamentele vandute sau inchiriate. Urmariti respectarea acestor contracte in sistemul ERP.
Documente atasate. Gasiti instantaneu orice document in si sistem si il descarcati pe calculator. Pentru toate documentele privind activitatile de service si echipamentele, puteti atasa versiunea scanata a sursei. 

4. Calculul necesarului de piese de schimb

Piese de schimb si consumabile. Generati automat lista de piese de schimb si consumabile necesare pentru interventiile de service, precum si operatiile umane ce trebuie executate pentru a efectua lucrarea. Aceste informatii sunt generate automat din sistemul ERP. Pe baza preturilor de la furnizori, calculati costul lucrarilor de service.

Comenzi piese de schimb. Cresteti viteza de operare a comenzilor de piese de schimb si eliminati posibilitatea aparitiei erorilor de operare, prin automatizarea intregului flux de preluare si livrare a comenzilor: primirea lor de la clienti, validarea dvs., trimiterea ei la furnizor, confirmarea finala, receptia echipamentului, generarea documentelor.

5. Urmarirea planurilor de mentenanta pe echipamente, aparate si utilaje

Planuri de mentenanta. Implementati si controlati executarea planurilor de mentenanta pentru fiecare echipament, aparat sau utilaj si pentru componentele acestora. Planul de mentenanta va genereaza automat, prin email, cereri de interventie catre tehnicienii dvs. responsabili de echipamente.

6. Planificarea activitatilor de service si a interventiilor

Planificarea activitatii tehnicienilor. Planificati activitatea angajatilor pe baza sarcinilor ce reies din planurile de interventie asociate tuturor echipamentelor vandute sau inchiriate si tinand cont de cererile de suport primite.

Fisa clientului de service. Fisa clientului organizeaza intr-o singura fereastra de lucru toate informatiile tehnice despre client si mijloacele fixe pentru care au fost efectuate interventii: activitati efectuate, activitati programate, cereri de interventie primite, utilaje achizitionate, garantii valabile si piese de schimb folosite, precum si cele comerciale: volum de afaceri derulat cu acel client, promptitudinea cu care plateste facturile, plati intarziate, valoare contract.

7. Cheltuieli si venituri pe echipamente si interventii de service

Profitabilitatea echipamentelor. Urmariti cheltuielile si veniturile generate de fiecare echipament prin inregistrarea acestora in centre de cost. Extindeti analizele la nivel de tipuri de echipamente sau tipuri de clienti si efectuati analize comparative intre echipamente sau pe perioade.

8. Integrat contabil si financiar

Solutia Pluriva de management al activitatilor de service este integrata cu modulele de Contabilitate si Financiar, astfel incat, in timp ce gestionati activitatea de service beneficiati si de rapoarte contabile in timp real.

Facturare la timp. Eliminati riscul de a omite vreodata sa pierdeti bani prin nefacturarea lucrarilor de service – gratie alertelor sistemului ERP cu privire la lucrari inchise dar nefacturate.

Controlul costurilor. Identificati cu precizie, gratie rapoartelor sistemului ERP, eventualele costuri anormal de mari cu unele echipamente si analizati apoi sursa acestor costuri.

Vi se pare interesant?

Testati gratuit modul in care va puteti gestiona activitatea de service si mentenanta in sistemul ERP. Click aici pentru un cont demo ERP gratuit 45 de zile.