Tot ce trebuie sa stii despre automatizarea afacerii tale: solutiile Pluriva

Secolul XXI aduce cu sine schimbari constante si o nevoie de adaptare din ce in ce mai mare. Companiile trebuie sa anticipeze tendintele sociale si noile dorinte ale consumatorilor, iar pentru acest fapt au nevoie sa fie cat mai eficienti. In cazul eficientei intr-o lume a tehnologiei intervine conceptul de automatizare a afacerii.

In ce consta automatizarea unei afaceri?

Automatizarea unei afaceri se refera la utilizarea tehnologiei si instrumentelor digitale pentru finalizarea proceselor repetitive ale unui business cu scopul de a minimaliza interventia umana asupra acestora. In ziua de astazi, automatizarea reprezinta o modalitate eficienta pentru indeplinirea scopului si obiectivelor unei companii cu privire la succesul pe piata competitionala.

Scopul automatizarii unei afaceri nu este doar de a inlocui munca manuala a angajatilor cu un sistem digital, ci si de a simplifica si imbunatati pasii fluxului de lucru care alcatuiesc procesul. Atunci cand o activitate sau un set de activitati este automatizat, pasii din fluxul de lucru, cum ar fi trimiterea mail-urilor sau documentelor, nu mai au nevoie de interventia umana, ajungandu-se direct la rezultatul final.

Ce fel de procese de business pot fi automatizate?

Un proces de business reprezinta o activitate sau un set de activitati utilizare pentru indeplinirea unui obiectiv organizational, cum ar fi livrarea unui produs sau aducerea unui nou angajat. La momentul actual, trei dintre cele mai mari domenii de activitate au fost partial sau complet automatizate:

IT

Domeniul IT a vazut automatizarea proceselor de business ca pe o forma de reducere a timpului si efortului depus pentru activitatile repetitive: resetarea parolei, asigurarea accesului utilizatorilor, transmiterea fisierelor, extragerea datelor necesare, etc.

Resurse umane
Automatizarea eficientizeaza procedurile prin care trebuie sa treaca departamentul de HR in fiecare zi: procesarea aplicatiilor/CV-urilor, gestionarea salariilor, gestionarea informatiilor cu privire la angajatii actuali, organizarea training-urilor si evaluarilor profesionale, etc.

Finante
Automatizarea in domeniul bancar simplifica procesele in privinta: conturilor de incasare si facturare, introducerii unui cont nou in mai multe sisteme, procesarii aplicatiilor pentru conturile si cardurile de credit, procesarii depozitelor bancare, etc.

Alte activitati de business care pot fi automatizate cu ajutorul instrumentelor digitale:

• Managementul relatiilor cu clientii;
• Achizitii;
• Logistica;
• Productie;
• Proiecte;
• Vanzari;
• Servicii;
• Managementul documentelor.

Care sunt avantajele si dezavantajele automatizarii unei afaceri?

Avantaje
Orice companie care implementeaza un sistem de automatizare a proceselor de business castiga automat un avantaj competitiv pe piata competitionala, atat in ceea ce priveste operabilitatea, cat si in vederea fiabilitatii;

Automatizarea activitatilor de business ajuta la reducerea costurilor operative si creste atat viteza, cat si fiabilitatea implementarii si dezvoltarii sarcinilor companiei;
Imbunatateste procesul de analiza strategica si simplifica implementarea unor sarcini prin executarea automata a acestora;
Elimina efortul depus prin executarea manuala a anumitor sarcini, dar si erorile umane, crescand eficienta si productivitatea angajatilor companiei;
Permite vizibilitatea in profunzime si controlul tuturor fluxurilor de lucru, oferind rapoarte complexe cu privire la activitatile desfasurate;
Sustine spatiile fizice, virtuale, dar si hibride intr-un Cloud, crescand modalitatile de gestionare si control ale proceselor de afaceri;
Imbunatateste comunicarea intre departamentele companiei.

Dezavantaje
Din cauza automatizarii unor activitati uzuale, angajatii companiei pot simti o teama de a-si pierde locul de munca. Cu toate acestea, companiile care implementeaza un sistem de automatizare, au, de asemenea, capacitatea de a genera mai multe locuri de munca in care este necesara interventia umana. Acest lucru se datoreaza faptului ca organizatiile devin mai prospere, eficiente si mai capabile sa preia un numar mai mare de proiecte si sa se adreseze in mod corespunzator mai multor clienti;
Implementarea unei solutii de automatizare implica o investitie initiala considerabila. Cu toate acestea, factorul de investitie ar trebui sa fie privit in contrast cu beneficiile pe termen lung in ceea ce priveste productivitatea. In plus, un sistem de automatizare implica costuri semnificativ mai mici decat un sistem neautomat;
Exista posibilitatea de pierdere a flexibilitatii unor activitati. Automatizarea fluxurilor de lucru, sarcinilor si proceselor de business poate implica o oarecare rigiditate. De aceea, este necesar sa faci o alegere corecta in privinta solutiilor de automatizare pe care vrei sa le adopti si care se potrivesc cu domeniul tau de activitate.

Cum iti poti automatiza afacerea?

Iata 5 pasi simpli prin care iti poti automatiza afacerea:
Analizeaza activitatile sau procesele firmei tale care pot fi automatizate
Incearca sa faci o lista cu activitatile repetitive care consuma din timpul angajatilor si care ar putea fi duse la bun sfarsit de un program de software. Initial, ia in considerare sarcini precum: generarea rapoartelor analitice, generarea si trimiterea facturilor catre clienti, evaluarea clientilor potentiali, automatizarea raspunsurilor prin e-mail, contactarea si mentinerea unei relatii constante cu baza de clienti, etc.

Nu incerca sa automatizezi procesele de business care necesita gandirea creativa si o multime de interventii umane, cum ar fi: crearea de continut sau rezolvarea problemelor.

Alege solutii de automatizare potrivite domeniului de activitate
Dupa ce cunosti care sunt procesele de business care au nevoie de o solutie de automatizare, iti va fi mult mai simplu sa gasesti un sistem potrivit. Exista o multitudine de platforme digitale care iti pot eficientiza activitatile, dar important este sa alegi o solutie care sa iti castige increderea.

Incearca sa cauti informatii clare despre sistemul de automatizare ales: A primit onorarii internationale? Care sunt parerile celorlalti clienti? Etc.
Seteaza-ti obiectivele pentru care iti doresti automatizarea afacerii
Stabileste obiective specifice, de tipul SMART, pe care le poti indeplini cu ajutorul solutiilor de automatizare. Daca obiectul este masurabil, vei putea observa un impact pozitiv vizibil pentru orice automatizare minora.

Urmareste rezultatele si rafineaza procesele de business
Analizeaza rezultatele pe care le-ai avut anterior cu rezultatele vizibile dupa implementarea sistemului de automatizare. In acest fel, nu doar ca poti observa impactul pe care solutia digitala a avut-o asupra companiei, dar iti poti da seama daca aceasta se potriveste cu obiectivele masurabile setate. De retinut ca implementarea unei solutii de automatizare poate dura pana la 12 luni, depinzand de complexitatea programului si de nevoile pe care le ai de indeplinit prin implementare. Astfel, rezultatele ar putea fi observabile dupa aceasta perioada.
Creeaza o cultura automativa si inovativa la locul de munca
O mentalitate automativa si inovativa in antreprenoriat ajuta la imbunatatirea eficientei, la valorificarea resurselor companiei la maxim si la maximizarea rezultatelor. Probabil iti doresti ca angajatii firmei tale sa recunoasca anumite comportamente sau activitati repetitive care ar putea fi automatizate foarte usor, eliberand mai mult timp de lucru pentru rezolvarea unor sarcini mai importante – cum ar fi cele in care este necesara gandirea creativa.

Solutii de automatizare a afacerii de la Pluriva
Solutii pentru automatizarea planificarii resurselor companiei

Sistemul ERP este destinat automatizarii si eficientizarii proceselor legate de planificarea resurselor unei organizatii. Solutia oferita de Pluriva este flexibila si modulara, ceea ce permite implementarea atat partiala, cat si completa a soft-ului, in functie de nevoile si obiectivele specifice ale companiei.

Principalele beneficii ale implementarii unui sistem ERP de la Pluriva:
Cresterea vanzarilor cu 25-28% dupa primele 12-18 luni;
Reducerea costurilor logistice cu pana la 35%;
Cresterea profitabilitatii cu 3 pana la 12%;
Reducerea costurilor privind transportul si marfa vanduta cu pana la 3%;
Scaderea duratei de incasare a banilor de la clienti;
Imbunatatirea colaborarii dintre departamente.

Un sistem ERP poate fi implementat in mai multe arii de activitate:
Contabilitate si financiar: mijloace fixe, flux de numerar, banca electronica, bugete;
Resurse umane: administrare personal, salarizare, indicatori de performanta, control acces, evaluari, portal angajat, administrare cursuri, compensatii si beneficii;
Achizitii si logistica: aprovizionare, cumparari, stocuri, depozitare, livrari;
Productie si proiecte;
Vanzari si servicii: Oportunitati, campanii, comenzi, reguli vanzare, vanzari, comisioane agenti, suport, mentenanta;
Vanzari cu amanuntul: POS, carduri de fidelitate, promotii;
Managementul documentelor;
Portal parteneri;
Rapoarte si analiza;
Mobile: receptii, inventar, depozitare, comenzi, service.

Solutii pentru automatizarea managementului de capital uman

Sistemul Pluriva HCM este destinat departamentului de resurse umane si PayRoll pentru eficientizarea proceselor ce tin de:
Administrarea personalului;
Salarizare;
Indicatori de performanta;
Compensatii si beneficii;
Pontaj si control acces;
Competente;
Evaluari;
Portal angajat.

In plus, sistemul Pluriva HCM pune la dispozitia utilizatorilor sai o platforma de eLearning – Pluriva eLearning. Platforma reprezinta un instrument performant de instruire a angajatilor.
Beneficiile utilizarii soft-ului HCM:
Reducerea costurilor legate de recrutare;
Imbunatatirea productivitatii administrative si angajatilor;
Automatizarea unor activitati repetitive, oferind posibilitatea departamentului de HR sa se ocupe de sarcinile mai importante;
Generarea rapoartelor si datelor exacte pentru imbunatatirea procesului decizional in departamentul de resurse umane.
De ce sa alegi Pluriva?
Pluriva este o companie furnizoare de solutii si servicii informatice indreptata catre solutii si clienti. Pune la indemana companiilor sisteme de automatizare a proceselor de business pentru a le ajuta sa isi eficientizeze fluxul de lucru. Datorita activitatii si experientei Pluriva, aceasta a primit numeroase recomandari din parte clientilor, fiind printre primele platforme digitale din Romania de automatizare.

Implementeaza solutiile de automatizare a afacerii tale de la Pluriva daca iti doresti sa vezi rezultate rapide cu un minim de efort.