Managementul documentelor: Ce presupune si ce avantaje ofera companiilor

Organizarea documentelor interne de lucru intr-un mod eficient permite centralizarea facila, controlul, securizarea si trasabilitatea acestora. In companiile din zilele noastre, exista un volum urias de date si informatii, indiferent de activitatea desfasurata, iar buna lor gestionare presupune colectarea, clasificarea, indexarea si stocarea fizica a nenumarate dosare cu hartii.

Managementul documentelor vine in ajutorul organizatiilor cu solutii valoroase pentru procesarea cat mai rapida a actelor in informatie eligibila, structurata si directionata. Iata ce presupune acest sistem si ce avantaje ofera companiilor:

Ce este managementul documentelor?

Fie ca este vorba despre o societate mare sau un IMM, implementarea unei solutii pentru gestionarea riguroasa a documentelor presupune trecerea lor din sistemul fizic in format electronic, centralizat. Aceasta este una dintre metodele prin care poti imbunatati performanta companiei pe masura ce operatiunile administrative devin tot mai complexe si greu de realizat in fiecare zi.

Managementul documentelor, cunoscut si ca DMS - Document Management System, permite stocarea si organizarea electronica a informatiilor intr-un mod controlat si structurat, bazat pe fluxuri predefinite. Este vorba despre o aplicatie care garanteaza un circuit sigur al datelor si ofera confort sporit utilizatorilor.

Tehnologiile DMS au fost create pornind de la nevoile companiilor de a putea accesa dintr-o baza de date centralizata copiile electronice ale unor documente care, in format fizic, se aflau in locatii diferite. Sistemele pentru managementul documentelor ajuta la indexarea, procesarea, stocarea, administrarea si urmarirea documentelor dintr-o firma in functie de un set de reguli  predefinite referitoare la fluxurile de lucru, drepturile de acces ale diferitelor persoane din companie sau felul in care sunt etichetate, arhivate si cautate documentele.

Ce avantaje ofera companiilor managementul documentelor?

Un program DMS adauga valoare aproape tuturor departamentelor dintr-o companie. Prin intermediul sau sunt gasite cu usurinta orice documente ale firmei, sunt protejate actele din fisierele digitale de stergeri accidentale ori intentionate si se poate verifica la ce angajat este un anumit document sau controla ultima versiune a acestuia. Beneficiile unei solutii pentru managementul documentelor sunt imediate si presupun:

Reducerea costurilor de administrare si depozitare a documentelor

Implementarea unui DMS reprezinta un pas important spre crearea unui birou digital. Folosirea capacitatii de stocare electronica inseamna diminuarea cheltuielilor pentru pastrarea datelor in format fizic. Pe langa costurile cu hartia, sunt eliminate si cele care tin de cautarea informatiilor, imprimarea si operarea documentelor, distribuirea, indosarierea si stocarea actelor, generarea deseurilor din hartie si alte cheltuieli operationale.

Protejarea eficienta a datelor sensibile

In timp ce hartiile se misca incet si nu ofera siguranta informatiilor, un sistem de management al documentelor simplifica si accelereaza procesele interne si externe, oferind si o securitate sporita. Aplicatia informatica protejeaza informatiile critice ale organizatiei, asigura confidentialitatea datelor si include masuri viguroase pentru recuperarea acestora in cazul unor situatii neprevazute.

Acces controlat la documente

Prin utilizarea unui soft dedicat, se poate seta cine are dreptul sa vizualizeze, sa modifice si sa partajele informatii. Definirea drepturilor de utilizator si de grup permite stabilirea accesului controlat la datele companiei.

Cresterea productivitatii

Este binecunoscut faptul ca angajatii pierd foarte mult timp pentru a face fata tuturor provocarilor legate de lucrul cu documentele.

DMS rezolva aceasta situatie prin automatizarea activitatilor greoaie si de lunga durata, astfel incat personalul sa se poata concentra pe factorii cheie ai afacerii. De exemplu, daca documentele sunt bine organizate nu se va mai pierde timp pentru cautarea continutului dorit.

Conformarea cu legislatia in vigoare

Folosirea unui sistem pentru managementul documentelor inseamna respectarea procedurilor legale si a reglementarilor obligatorii din Regulamentul general privind protectia datelor – GDPR. Intr-o mare masura, firma este protejata si de erorile pe care le pot face angajatii fiindca programul obliga personalul sa elaboreze documentatia in formatul corect.

Existenta unei baze de date unitare

La nivelul companiei, managementul documentelor inseamna acces la o baza de date unitara care contine toate informatiile, chiar daca provin din locatii multiple. Practic, nu vor exista probleme pentru gasirea anumitor informatii; toate actele vor fi organizate in functie de tipul lor si nu se vor crea mai multe copii ale aceluiasi document pentru distribuire. In plus, se pot verifica oricand datele dorite fara a deteriora sau uza documentele in format fizic.

Integrarea facila cu alte sisteme

Modulul de management al documentelor se integreaza simplu si rapid cu celelalte componente ale sistemului ERP sau aplicatii folosite pentru a crea o infrastructura de automatizare a proceselor si o arhivare sigura si corecta.

Gasirea informatiilor in functie de context

Pe langa faptul ca elimina necesitatea aducerii continutului in acelasi loc, pentru ca se poate lucra cu informatia oricare ar fi locatia fisierelor, softul DMS ajuta la gasirea datelor. Utilizatorii pot identifica aceeasi informatie corecta folosind diferite criterii de cautare, iar continutul se interpreteza in functie de context.

Functionalitatile modulului Documente al sistemului Pluriva ERP

Modulele din categoria Managementul Documentelor a sistemului Pluriva ERP permit gestionarea tuturor documentelor folosite si trimise de utilizatori. Acestea faciliteaza administrarea comunicarii interne si functioneaza ca un „Intranet” inclus in toate celelalte module ale Pluriva ERP. Accesul online la documente, forum de comunicare, calendare si multe altele se face pe baza de nume de utilizator si parola. Iata functionalitatile modulului Documente:

Centralizarea si organizarea tuturor documentelor care intra si ies din companie;

Acces restrictionat pentru utilizatori in functie de drepturile acordate;

Controlul tuturor actiunilor care vizeaza documentele introduse in aplicatia Pluriva ERP;

Notificarea si atentionarea cu privire la utilizatorii care au accesat sau nu documentele incarcate in sistem;

Atentionari asupra documentelor expirate;

Crearea de documente sablon;

Posibilitatea lucrului in echipa, cu mai multi utilizatori care sa lucreze simultan in acelasi document;

Realizarea unui registru de corespondenta;

Vizualizarea cursului valutar BNR utilizat in documentele de lucru din program, actualizat in timp real, pentru principalele valute.

Ineficienta gestionarii fluxului de documente din cadrul companiei este un obstacol greu de trecut daca persista o perioada lunga de timp. Acest lucru poate conduce la scaderea productivitatii si a calitatii serviciilor, dar si la diminuarea resurselor firmei. Un sistem pentru managementul documentelor standardizeaza toate activitatile organizatiei si asigura respectarea securitatii datelor, oferind avantaje importante pentru angajati, divizii, departamente si, implicit, intreaga companie.