Implementare Solutii ERP & HCM

Metodologia de implementare ERP a aplicatiilor software Pluriva este pusa in practica, in fiecare proiect, de catre o echipa experimentata, formata din consultanti ce au dus la bun sfarsit zeci de proiecte de implementare ERP & HCM. Prin abordarea noastra, ne concentram energia pe respectarea termenelor stabilite, pe indeplinirea obiectivelor strategice ale clientilor si pe livrarea tuturor functionalitatilor promise. Proiectele de implementare sunt organizate pe etape bine definite. Folosim comunicarea continua cu clientul ca instrument prin care te vom ajuta sa-ti indeplinesti la timp obiectivele vizate prin implementarea solutiilor noastre.

Pluriva livreaza o suita de aplicatii de business, ce vin la pachet cu consultanta echipei noastre cu privire la cele mai bune practici de organizare a fluxurilor de afaceri.

Echipa de implementare isi desfasoara activitatea sub coordonarea unui manager de proiect experimentat, ce va organiza proiectul pana la cele mai mici detalii. Fie ca esti la prima implementare de aplicatii ERP sau ai mai folosit astfel de solutii de integrare ERP, te vom ghida pas cu pas in toate fazele de proiect.

Pasii implementarii

1. Start implementare

Proiectul de implementare ERP incepe printr-o sedinta de initiala de start proiect. Din partea Pluriva vor participa toti membrii echipei de proiect, iar din partea clientului ar trebui sa participe directorul general sau o persoana din top management, precum si cei ce vor fi implicati in proiect. In cadrul acestei intalniri vom recapitula obiectivele de business ale proiectului de implementare din perspectiva clientului. Scopul primei sedinte este sa prezentam metodologia de implementare, sa explicam in detaliu cum va decurge proiectul si sa organizam activitatile.

In cadrul primei intalniri, clientul isi desemneaza utilizatorii cheie – ”key users” – pentru fiecare modul ERP ce va fi implementat.

In cadrul primei sedinte de implementare se va face schimb de date de contact si se va stabili procedura de comunicare.

In aceasta prima etapa a proiectului de implementare se stabilesc un calendar de activitati si termene limita ale proiectului. Metodologia de implementare Pluriva descrie detaliat fazele proiectului, precum si documentele ce vor fi utilizate.

2. Analiza de proiect

In metodologia de implementare Pluriva ERP, aceasta este cea mai importanta faza a proiectului. Consultantii de implementare Pluriva ERP, cu experienta in zeci de proiecte din diverse domenii de activitate, sunt cei ce vor realiza aceasta analiza de proiect. Din partea clientului, avem nevoie de o cat mai mare deschidere – sa ne explice fluxurile de lucru si sa ne detalieze modul in care isi desfasoara activitatea. Acum vom identifica cerintele specifice ale implementarii, adica acele elemente unice in activitatea clientului, pe care doreste sa le regaseasca in sistemul ERP implementat. Consultantii Pluriva detaliaza in scris aceste cerinte specifice, dupa care, prin iteratii succesive, documentul trebuie aprobat de catre client. Analiza de proiect include si rapoartele si analizele de business pe care clientul doreste sa le extraga din sistemul ERP, ca suport pentru luarea deciziilor.

Fisele de analiza ERP acopera toate modulele aplicatiei. Ele sunt completate de catre consultantii de implementare Pluriva ERP, pe masura ce fiecare modul este discutat cu clientul. Dupa redactarea acestor fise de implementare, se va semna un proces verbal de acceptanta analiza intre client si Pluriva.

Rapoartele si analizele dorite de client se discuta in aceasta etapa de analiza. Consultantii Pluriva prezinta utilizatorilor rapoartele standard disponibile in fiecare modul al aplicatiei, iar clientul isi alege la ce informatii doreste sa aiba acces.

Scenariile de testare sunt un element esential pentru validarea implementarii ERP. Clientul, cu ajutorul consultantilor Pluriva, stabileste ce fluxuri operationale doreste sa testeze pentru a valida realizarea implementarii. De-obicei, colegii nostri recomanda fluxuri mai complexe, formate din cat mai multi pasi.

Pluriva a reusit sa implementeze si sa configureze solutia dupa nevoile noastre si in acelasi timp mi-a oferit posibilitatea de a veni oricand cu idei noi pentru dezvoltarea anumitor instrumente necesare noua: spre exemplu integrarea ERP cu platforma Amazon pentru exportul produselor comercializate. Atunci cand am ales Pluriva am cautat o solutie ERP flexibila - fiindca avem mereu nevoi noi, care sa ne ofere mai multe optiuni si care sa se integreze cu alte softuri, cum ar fi platforma de web shop Magento. Pluriva este solutia despre care stiam ca se integreaza foarte bine. Aveam nevoie de o solutie flexibila si pentru magazinele fizice si eventualele francize [..]

Andrei BotescuLeading Pioneer, Atelierele Pegas

3. Instalarea aplicatiei

Sistemul Pluriva ERP este disponibil in doua variante de licentiere si instalare: OnPremise – pe echipamentul detinut sau inchiriat de client si SaaS – Software as a Service, pe infrastructura partenerilor Pluriva. In ambele variante de licentiere, o etapa importanta in proiectul de implementare o constituie instalarea aplicatiei si integrarea în ERP a bazei de date.

Este in responsabilitatea consultantilor Pluriva sa instaleze aplicatia si baza de date.

Clientul primeste un Proces Verbal de instalare.

Pentru implementarea softului ERP OnPremise, vom avea nevoie de accesul la serverul pe care se va instala aplicatia.

4. Configurarea & dezvoltarea sistemului Pluriva

Conform analizei de proiect, consultantii Pluriva configureaza și integrează modulele aplicatiei instalate. Aceasta etapa este in responsabilitatea echipei de proiect Pluriva, care va configura solutia urmarind indeplinirea obiectivelor implementarii ERP.

Configurarea aplicatiei este o activitate Pluriva, la care participa membrii echipei de implementare.

Pentru validarea configurarilor, realizam teste interne pe diferite fluxuri ale clientului.

5. Training

Etapa de training dureaza intre trei si cinci zile si are doua componente principale: training cu privire la fluxurile configurate si training pentru utilizatorii rapoartelor si analizelor de business . Training-ul va fi sustinut de catre consultanti cu experienta Pluriva, capabili sa transmita cunostintele relevante catre participanti. La training vor participa, din partea clientului, utilizatorii cheie (”key users”) desemnati in faza initiala de pornire proiect. Organizam sesiuni de training eficiente, in care participantii invata rapid fluxurile Pluriva, gratie experientei dobandite de consultantii nostri in mediul academic: din anul 2013 sustinem cursuri de sisteme ERP saptamana de saptamana, pentru studenti ai diverselor facultati din Romania.

Consultantii Pluriva vor explica in detaliu fluxurile configurate si integrate si vor parcurge scenariile de testare relevante pentru activitatea clientului.

Clientul beneficiaza de prezentarile sustinute de membrii echipei de proiect, dar si de materiale de training.

Recomandam ca training-ul sa se desfasoare la sediul clientului, in una sau mai multe sali de sedinta dotate cu calculator si proiector.

6. Testare de acceptanta

Testarea de acceptanta este realizata de catre o echipa mixta formata din utilizatorii cheie ai clientului si consultantii Pluriva ERP. Testarea va urmari scenariile de testare stabilite la punctul 2 al proiectului de implementare ERP – Analiza de proiect. Utilizatorii clientului, instruiti deja cu privire la modul de functionare a aplicatiei, vor parcurge fluxurile cele mai complete, pentru a valida ca sistemul functioneaza corespunzator.

In faza de testare, clientul trebuie sa fie foarte atent cu privire la modul in care functioneaza aplicatia.

Cu cat sunt semnalate mai din timp eventualele inadvertente, cu atat mai prompt le vor rezolva consultantii Pluriva.

Dupa parcurgerea cu succes a tuturor scenariilor de testare, se va semna un proces verbal de acceptanta.

Consultantii de implementare Pluriva ERP s-au ocupat foarte bine de implementare, a configurat programul conform fluxurilor noastre. Ne-a oferit si consultanta de business, ne-a oferit idei despre cum sa ne imbunatatim activitatea cu ajutorul Pluriva ERP. Recomandam Pluriva ERP tuturor companiilor, pentru un control riguros al business-ului. Astfel, creste inevitabil si acuratetea previziunilor [..]

Alina FloreaDirector de Vanzari Elta 90 Medical Research

7. Import date client

La Go Live, clientul isi va regasi in noul ERP implementat, datele sale istorice. Importul datelor se realizeaza prin intermediul fisierelor sablon furnizate de Pluriva. Consultantii nosti vor furniza si explicatiile necesare completarii corecte a acestor fisiere. Campurile sunt atent explicate.

Formatele fisierelor de import sunt personalizate conform domeniului de activitate a clientului, dupa informatiile obtinute in fisa de analiza.

Inainte de importul lor in ERP, fisierele completate de client sunt analizate si validate de consultantii Pluriva.

Fiecare modul ERP beneficiaza de fisierele proprii de import.

8. Go Live

Clientul incepe utilizarea completa sau partiala a aplicatiei, cu datele sale. Consultantii de implementare Pluriva ERP asista utilizatorii in operarea in program. Dupa generarea primei balante, organizam o noua sedinta de implementare.

Proiectul de implementare se finalizeaza prin semnarea unui proces verbal final de acceptanta.

In perioada imediat de dupa Go Live, clientul beneficiaza de asistenta extinsa la operare, din partea intregii echipe de proiect ERP.

Pentru noi, cele mai importante obiective ale unui proiect de implementare sistem ERP sunt: respectarea calendarului de implementare si a termenelor stabilite, livrarea tuturor functionalitatilor promise clientului, precum si instruirea angajatilor acestuia cu privire la utilizarea aplicatiei. Lucram pe baza unei metodologii bine pusa la punct, cu un calendar de implementare stabilit impreună cu clientii, carora le punem la dispozitie experienta unei echipe de consultanti ERP si tehnici formata in +1.300 de astfel de proiecte de implementare sistem ERP pentru firme din Romania si filiale din strainatate [..]

Ramona BoboceaPluriva ERP Division Manager