Facturarea electronică – sistemul e-Factura obligatoriu din 1 ianuarie 2024

Ce înseamnă facturarea electronică și cum funcționează sistemul e-Factura

De la 1 ianuarie 2024, se instituie facturarea electronică obligatorie pentru toate tranzacțiile efectuate între persoanele impozabile stabilite pe teritoriul României. Prin utilizarea unor platforme de facturare, e-Factura implică adoptarea de noi tehnologii pentru emiterea şi comunicarea facturilor. În cadrul acestor fluxuri intervine Ministerul Finanțelor, care validează factura, după care o notifică drept emisă către furnizor şi destinatar. La momentul întocmirii unei facturi, aceasta este automat transmisă în format electronic standardizat .xml pe portalul SPV de la ANAF. Dacă factura emisă de firma ta este completată corect, va fi validată, primind confirmare și semnătură de înregistrare la ANAF. Din acel moment, factura nu mai poate fi modificată sau anulată.

Gestionezi o firmă sau lucrezi în cadrul unui departament financiar-contabil? Citește și detaliile despre sistemul RO-eFactura, implementat din 2022, ca să înțelegi cum funcționează raportarea obligatorie, ce beneficii aduce și care sunt responsabilitățile pe care le implică. Studiază cu atenție aspectele care țin de legislația fiscală și obligativitatea implementării sistemului e-Factura. Adaptează activitatea din firma ta la noutatea că facturarea între persoanele impozabile din România va deveni exclusiv digitală. Orice tranzacție trebuie să treacă prin sistemul e-Factura, care este sistemul național de facturare și poștă electronică, implementat de ANAF în România pentru emiterea și trimiterea facturilor electronice.

Beneficiile facturării electronice pentru companii și consumatori

Facturarea electronică aduce o serie de beneficii semnificative, fiind un sistem eficient pentru IMM-uri și companii mari deopotrivă. Autoritățile fiscale au o imagine de ansamblu, în timp real, asupra execuției bugetare și în următoarea etapă, a tranzacțiilor în relația business-to-business (B2B). Astfel se va reduce evaziunea fiscală și va fi implementat un sistem interconectat cu celelalte sisteme din statele membre ale Uniunii Europene. 

Orice firmă va putea participa în procesul de achiziții publice a oricărei entități din oricare stat membru al UE. Un avantaj major al facturării electronice îl reprezintă reducerea costurilor operaționale. Companiile pot economisi până la 60-80% din costurile asociate cu facturarea tradițională prin trecerea la facturarea electronică. Costurile de tipărire, expediere prin poștă și stocare a facturilor pe hârtie devin inutile, iar companiile pot să redirecționeze aceste resurse către alte domenii de activitate.

Îmbunătățirea eficienței și productivității reprezintă un alt beneficiu important al facturării electronice. Sistemul e-Factura automatizează procesul de facturare, ceea ce reduce timpul necesar pentru emiterea și trimiterea facturilor. De asemenea, plata online accelerează procesul de încasare a plăților, oferind un flux de numerar mai rapid și mai eficient. Integrează aceste facilități într-un sistem ERP pentru contabilitate creat de specialiștii de la Pluriva, pentru firme din diferite domenii de activitate.

Facturarea electronică contribuie la reglementare și conformitate. Reducerea erorilor umane și adecvarea la reglementările fiscale și comerciale sunt asigurate de sistemul e-Factura, care generează facturi în conformitate cu standardele legale. Acest aspect simplifică procesul de audit și reduce riscul de sancțiuni din partea autorităților fiscale. Un alt beneficiu semnificativ al sistemului e-Factura îl reprezintă impactul pozitiv asupra mediului. Prin reducerea consumului de hârtie, companiile care adoptă facturarea electronică contribuie la economisirea resurselor și reducerea risipei. 

Folosește soluții Pluriva integrate cu sistemul e-Factura 

Sistemul e-Factura reprezintă o soluție modernă, eficientă și sigură de a gestiona facturarea în mediul de afaceri. Înainte de a începe să folosești sistemul, trebuie să înțelegi funcționalitățile sale esențiale. Înregistrarea pe platformă este primul pas important, urmat de configurarea setărilor contului pentru a se potrivi nevoilor specifice ale afacerii. Interfața utilizatorului este intuitivă și accesibilă, facilitează accesul rapid la toate funcționalitățile sistemului.

Beneficiază de avantajele facturării electronice, folosind soluții Pluriva integrate cu sistemul e-Factura. Astfel simplifici generarea și trimiterea facturilor electronice prin sistemul e-Factura. Începe cu selectarea clientului din lista de contacte, urmată de adăugarea produselor sau serviciilor facturate. Sistemul calculează automat totalul facturii, cu aplicarea taxelor. În final, factura este trimisă electronic către client, economisind timp și resurse.

Gestionarea facturilor primite este un alt aspect important al utilizării sistemului e-Factura. Facturile pot fi vizualizate, sortate și arhivate în funcție de preferințele fiecărui utilizator. În plus, sistemul oferă posibilitatea de a răspunde la facturi și de a gestiona eventualele dispute, asigurând un proces de facturare transparent și eficient.

Securitatea și confidențialitatea datelor sunt aspecte centrale ale sistemului e-Factura. Alege sistemul software de gestiune a afacerii Pluriva ERP, integrat cu e-Factura. Astfel te asiguri că raportezi facturile în formatul solicitat de Administrația fiscală. În plus, beneficiezi de autentificarea în doi pași, criptarea datelor, politica de confidențialitate a platformei și de măsurile de securitate implementate pentru a proteja informațiile financiare și personale ale utilizatorilor.

În contextul digitalizării tot mai accentuate a mediului de afaceri, conform datelor Eurostat, 85% dintre companiile din Uniunea Europeană utilizează facturarea electronică. Adoptarea acestui sistem nu doar că îmbunătățește eficiența proceselor interne, dar constituie și un pas important în direcția conformării cu noile reglementări legislative care prevăd trecerea obligatorie la facturarea electronică începând cu anul 2024.