Facturare electronică: Ce este, avantaje, softuri utile

Digitalizarea reprezintă o prioritate pentru toate firmele care vor să-și îmbunătățească eficiența și să atingă obiectivele de performanță. În acest context, activitatea din departamentele contabilitate și financiar trebuie reformată prin eliminarea hârtiilor și introducerea facturilor electronice. Vă prezentăm în continuare ce înseamnă conceptul de facturare electronică, ce beneficii aduce companiilor și cum poate fi implementat rapid și personalizat:

Ce înseamnă facturare electronică

Facturarea electronică reprezintă un sistem informatic ce permite încărcarea, stocarea și descărcarea facturilor fără să mai fie necesare fluxurile fizice de acte și documente financiar-contabile. 

Aceste aplicații software sunt utilizate în relația cu autoritățile fiscale (denumite și B2G - Business to Government), prin programul e-Factura. Sistemul de facturare electronică e-Factura devine obligatoriu din luna iunie 2022, iar din aprilie 2022 poate fi utilizat și în activitățile B2B (Business to Business), adică în tranzacțiile comerciale cu  furnizorii, colaboratori și beneficiari ai unei firme.

Sistemul naţional privind factura electronică, reglementat prin OUG nr. 120/2021, va opera cu documente emise, transmise și recepționate în format electronic structurat de tip XML (Extensible Markup Language), care permite prelucrarea electronică şi automată.

Avantajele utilizării de facturi electronice

În cadrul unor soluții digitale pentru IMM-uri și pentru companii de mari dimensiuni, utilizarea de sisteme ERP pentru digitalizarea, automatizarea și centralizarea facturilor prezintă următoarele avantaje:

Reducerea costurilor cu emiterea,  transmiterea și arhivarea facturilor

Prin eliminarea facturilor în format fizic și înlocuirea lor cu facturi electronice scad semnificativ costurile pe care o companie le are cu emiterea, transmiterea și arhivarea documentelor financiar-contabile. Prin modulele specifice, Pluriva ERP oferă mobilitate totală, reducerea costurilor logistice și o mai bună colaborare între departamente. 

Reducerea timpului de trimitere și de recepționare pentru facturi

Timpul înseamnă bani, iar facturarea electronică economisește timp, pentru că elimină etapele de transmitere fizică a facturilor (printarea documentelor, centralizarea corespondenței, transmiterea prin poștă sau curier, recepționarea corespondenței, redirecționarea facturilor pentru fiecare departament în vederea efectuării plăților).

Creșterea eficienței procesului de livrare a facturilor

Prin reducerea costurilor și a timpului de realizare și transmitere se înregistrează o creștere a eficienței la nivelul întregului proces de livrare a facturilor. Astfel scade numărul retururilor, pentru că nu mai există riscul ca plicurile cu documente să ajungă la adrese greșite sau neactualizate. Facturarea electronică permite tracking-ul  facturilor transmise, prin confirmare de primire și bife automate în sistem.

Scăderea timpilor de accesare a facturilor

Arhivarea electronică reprezintă o excelentă ocazie de a reduce birocrația și de a scădea timpul mediu alocat accesării unei facturi. Soluțiile ERP cuprind module specializate pe contabilitate, financiar, mijloace fixe, flux de numerar, bancă electronică și bugete. 

Reducerea spațiului necesar pentru stocarea și arhivarea facturilor

Un avantaj important al utilizării de facturi electronice este reducerea spațiului de depozitare a arhivelor cu documente financiar-contabile. Nu mai este nevoie de sute de bibliorafturi și zeci de fișete pentru păstrarea dosarelor pe fiecare lună și an de activitate.

Creșterea siguranței și securității în utilizarea datelor financiare

Facturarea electronică este mai sigură, atât din punct de vedere al accesului la datele financiare, cât și al securității cibernetice. Prin facilitățile de semnătură electronică, criptare, parolare și securizare a protocoalelor de transmitere a documentelor, activitatea companiei este mai bine protejată. 

Protejarea mediului prin reducerea consumului de hârtie 

În strategiile de antreprenoriat inovativ adoptate de multe companii din România, protecția mediului înconjurător este o prioritate. Utilizarea facturilor electronice ajută la îndeplinirea obiectivelor ecologice, pentru că reduce consumul de hârtie și elimină transporturile poluante, care erau necesare pentru transmiterea documentelor în format fizic.